myArchive Dokumentenmanager
myDMS-Archive
Dokumentenmanagement-Lösung (DMS)
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Montag - Freitag
9.00 - 17.00 Uhr
myArchive System
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Das myDMS-Archive begleitet, unterstützt und stellt Ihre digitale Belegbearbeitung ab dem ersten Verarbeitungsschritt bis hin zur Archivierung sicher. Dabei ist es unabhängig ob es sich um ein eingescanntes Dokument, eine elektronische Datei oder eine E-Mail handelt.

Sie erhalten jederzeit einen aktuellen und detaillierten Einblick über Ihren Belegfluss - so können fehlende Belege oder fehlerhafte Übertragungen rechtzeitig erkannt und korrigiert werden. Alle Belege werden dabei - ab der ersten Übertragung - gemäß den Vorgaben der GoBD, elektronisch gespeichert. Jeder Prozessschritt wird protokolliert und die Dokumente über Prüfsummen gegen versehentliche oder vorsätzliche Veränderungen geschützt.

Das myDMS-Archive ist eine SaaS Lösung zur Verwaltung und revisionssicheren Speicherung von Dokumenten. Die Zugriffe erfolgen ausschließlich über ein Web Frontend. Auf Wunsch ist ein On-Premises-Betrieb möglich d.h. Sie können myDMS-Archive in einer von Ihnen gewählten Umgebung betreiben.
Speicherung

Gemäß der GoBD (Rz. 119) werden im myDMS-Archive die Belege ausschließlich in Ihrer ursprünglich übermittelten Form gespeichert. Die Verantwortung zur Übertragung der originalen Dokumente obliegt dabei dem Kunden. Eine Konvertierung in andere Formate findet nur zur Darstellung in angegliederte Systeme statt. Das Grundpacket beinhaltet die Speicherung auf virtualisierte Server im zentralen HRV Rechenzentrum. Andere Speichermedien, wie z.B. die Speicherung in einer Cloud sind denkbar und können bei Bedarf für den Kunden individuell angepasst werden. Um evtl. Verfälschungen zu verhindern ist ein weiterer Zertifizierungsserver als externe Instanz empfehlenswert. Das primäre Dateiformat ist PDF (Portable Document Format).

Recherche

Das HRV myDMS-Archive bietet umfangreiche Suchfunktionen. Belege und Vorgänge werden wahlweise oder kombiniert mit unterschiedlichen Filtern und mit Hilfe einer indexierten Datenbank gefunden.

Mögliche Suche und Standardfilter
Kreditor / Lieferant (nach Nummer oder Namen)
Belegnummer (HRV UDID, Rechnungsnummer, Buchungsnummer)
Bruttobetrag (von … bis)
Datum (Erstellt, letzte Bearbeitung, Beleg / von …. bis)
Belegart und Belegstatus

Protokollierung

Alle Vorgänge werden mit Angabe der Person bzw. Maschine in einer relationalen Datenbank gespeichert. Zusätzlich wird bei der ersten Speicherung jedes Dokument mit einem digitalen Laufzettel (Docket) versehen. Das Docket ist eine XML Datei, die alle ermittelten Daten zum Dokument beinhaltet und in der alle relevanten Vorgänge protokolliert werden. Damit ist der Transfer auf fremde Archivsysteme oder eine Wiederherstellung zu jeder Zeit gewährleistet (GoBD Rz. 142).
Vorteile
  • die Sicherung des Dateisystems sowie der relationalen Datenbank erfolgt täglich differenziell (nur geänderte Daten) und einmal wöchentlich vollständig (Systemsicherung) und wird vom Betreiber des Rechenzentrums garantiert
  • zusätzlich können die Sicherung aller Dokumente, sowie ein vollständiges Abbild der Datenbank in eine Cloud erfolgen.
  • wird von allen gängigen Browsern unterstützt
  • leichte Bedienung und schnelles Finden von Dokumenten über Suchmasken
  • reibungslose Einrichtungs- und Supportphase
  • die archivierten Daten bleiben immer Eigentum des Datenlieferanten
  • keine Hardwareinvestitionen notwendig
  • erfüllt die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14. November 2014.
  • die Unveränderbarkeit der Dokumente wird über die myDMS-Archiv Software und die damit verbundene, umfangreiche Protokollierung sichergestellt (GoBD Rz. 107-112).

Rechenzentrum oder eigenes Netzwerk

Betrieb im sicheren Rechenzentrum
  • Sie können jederzeit von jedem Ort über das Internet auf Ihre Dokumente zugreifen.
  • Sie benötigen keinerlei eigene Hardware zur Sicherung der Dokumente, wir kümmern uns um backups, hardwaresupport etc.
  • Das Archivsystem wird im sog. Hosting, mit Zugriff über das Internet vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellt.
Betrieb im eigenen Netzwerk
  • Sie entscheiden selbst, ob Sie über ihr lokales Netzwerk oder mit eigenem Webserver über das Internet Zugriff auf die Dokumente erhalten wollen.
  • Wir beraten Sie gern bei der benötigten Hardware, übernehmen auf Wunsch die Einrichtung oder können Ihnen auch vorbereitete Server oder Workstations zur Verfügung stellen.
  • Das System kann ohne großen Aufwand auf allen aktuellen Windows und Linux Servern installiert werden.
Einsatzbereiche für myArchive: digitale Archivierung, digitales Archiv, DMS, Langzeitarchivierung, digitales Langzeitarchiv, Dokumentenmanagementsystem,
Dokumentenablage, Archivierung, webbasierter Zugriff auf Archiv, gescannte Dokumente archivieren, elektronisches Archiv

Anforderungen des Bundesfinanzministeriums zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen:
siehe Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU und Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme.
Lizenz
  • Die von „myArchive“ verwendete Software ist gemäß LGPL lizenziert.
    Basistext: http://www.gnu.org/licenses/lgpl-3.0.txt
  • Die Lizenzierung ist nach dem Erwerb von „myArchive“ (Einrichtung der Dienstleistung und der Service Levels) zeitlich unbefristet.
Systemvoraussetzungen Betriebssysteme (bei Betrieb im eigenen Netzwerk)
  • Windows Serversysteme ab der Version 2003 R2
  • Linuxsysteme z.B. Debian, Ubuntu usw.
// pdf code Der verwendete Code innerhalb der Applikation setzt auf Open Source Technologie auf.
Die Nuxeo WebEngine ist ein wesentlicher Bestandteil der aktuellen Archiv Version so wie der Standardfunktionalität.
Systemvoraussetzungen Webserver
  • Repository: JSR170 (Apache Jackrabbit)
  • Webserver: Jetty, embedded Java HTTP Server
Systemvoraussetzungen Datenbanken
  • Benutzer- und Rechteverwaltung: Datenbankbasierend oder LDAP
  • SQL-Server: Postgresql 8.4
Sie haben Fragen?Ihr persönlicher Ansprechpartner für diesen Bereich:
Christina Ahlborn
Christina Ahlborn
Heidenkampsweg 51
20097 Hamburg
Telefon (040) 658 781 - 0
Telefax (040) 658 781 - 21